5月31日晚上，超過500名賓客聚集在新加坡香格里拉酒店島嶼宴會廳，出席第21屆香格里拉對話（簡稱香會）開幕宴，聆聽菲律賓總統小馬可斯發表主旨演說。隔天一早，與會者回到同個場所，這次是為了聽美國國防部長奧斯汀在首場全體會議上的講話。

52張圓桌換200多張長桌

逾百職員通宵更換布置

晚宴用的是圓桌，全體會議則需要長桌，為了把52張圓桌換成200多張長桌，酒店宴會運營經理張志源（52歲）當晚帶領100多名職員，通宵更換會場布置。

菲律賓總統小馬可斯（左）5月31日在香格里拉對話的開幕晚宴上發表主旨演講，現場共設置了52張宴會專用的大圓桌。（海峽時報）

開幕宴一般在晚上10時30分左右結束，隔天的首場全體會議上午8時30分開始，在這10個小時里，不同團隊須各司其職，分秒必爭。

先由服務員清理碗盤更換桌子，再由另一批專門人員進行擺設，確保每排桌子的間距，及桌子與出入口等之間的距離一致。凌晨4時後，承包商接手鋪設電線，以便為每一名會議參與者桌上的麥克風供電。警方則會在會議開始前完成排查，清除任何安全隱患。

印度尼西亞候任總統、現任國防部長普拉博沃（左），6月1日在香格里拉對話上發表特別演講，島嶼宴會廳里共設置200多張長桌。（海峽時報）

由英國國際戰略研究所主辦的香會，是亞洲重要的安全峰會，自2002年首辦以來，每年都在新加坡香格里拉酒店（前稱香格里拉大酒店）舉行。酒店的一些員工多年來伴隨香會成長，把辦好這場年度盛會視為己任。

酒店動員了全體約900名職員，前一年的11月就開始籌劃。國防部長黃永宏醫生6月2日在香會結束前的最後一場全體會議上，特別感謝他們。他說，一些酒店職員自2002年以來全程參與，他們覺得是在為維持區域和平做出貢獻。

為確保活動順利

每天睡不到三小時

在酒店服務35年的張志源，接受《聯合早報》採訪時說，活動舉行的那三天，為確保一切順利進行，他平均每天睡不到三小時。

「香會是一場國際活動，我們須代表新加坡展現出最好的一面。通過這個活動，我有機會接觸許多防長和國家領導，這是無可取代的體驗。」

讓他印象最深的一位，是2014年受邀發表主旨演說的日本前首相安倍晉三。當晚，他在演說開始前替安倍倒水，對方的一句道謝和一個眼神讓他難忘。

「那三秒的接觸，別人可能覺得一句謝謝沒有什麼了不起，但是我能從他的肢體語言中感受到他的真誠，尤其他當時應該正全神貫注地準備演講。」

與張志源一樣，酒店政府關係與保安總監平托（Edwin Pinto，65歲）也從未缺席香會。他領導的約20人團隊，負責與新加坡警察部隊、新加坡民防部隊，以及外國政要保安團合作，維持會場安全。

他認為，這些年來吸取了許多寶貴的經驗，讓他們能在保持高水平安全措施的同時，減少對與會者和住客造成的不便。

確保外國政要的人身安全，是保安人員的首要任務。烏克蘭總統澤連斯基（中）每次進出酒店大堂時，保安人員會拉起隔離線，把媒體和其他訪客隔開。（蔡家增攝）

例如，早年金屬探測器設在酒店大堂入口，所有人都須經過安檢才能進入酒店；現在則只在島嶼宴會廳等主要區域設置安檢站，大堂改由警察巡視，及抽查人們的隨身物品。

外國政要抵達前，專屬保安團一般會提前一兩周來與平托對接，勘察會場情況。平托自豪地說，他們通常會詢問有哪些緊急撤離路線，而「酒店有一些非常隱秘，我敢說甚至連媒體都不知道的緊急通道」。

香會舉行期間，有住在酒店附近的小朋友，特別與執勤的安保人員一起「站崗」。（蔡家增攝）

至於曾遇過哪些特殊要求，他透露，一些安全人員會要求到廚房去，監督廚師烹煮那些要端給他們國家元首吃的食物。

對於多年來的付出，他說：「只要合作的保安團隊拍拍我們的背，或發一封電郵說一句『做得很好』，這樣就是對我們最大的肯定。」