新加坡人力部合规抽查要注意哪些？家办、自雇EP、开店等老板，看这里↓
2024-07-25 静姝 12789我有个朋友，在新加坡经商，已经有三五年了，每次面对新加坡人力部的抽查，就“如临大敌”，紧张到，瑟瑟发抖。
讲真，合规抽查，有这么“吓人”吗？我只能说，过来人的话，没过来的人，是体会不了的。
一、人力部抽查方式
在新加坡，不仅是家族办公室，包括自雇公司在内的所有企业均可能面临人力部的合规抽查。这一举措旨在确保雇主严格遵守1990年《外国人力雇佣法》。
1、抽查方式
A、电话抽查：虽直接但可能因资料不全导致沟通不畅，建议请求转为邮件回复，以便充分准备。
B、邮件抽查：更为灵活，允许雇主在收到通知后有足够时间整理并提交所需文件，是更为理想的抽查方式。
2、应对策略
遇电话抽查时，礼貌请求改为邮件形式，避免仓促应对可能带来的不利后果。
邮件抽查中，内容虽各异，但可参照样本邮件提前准备。遇到复杂问题，可考虑聘请代理顾问或律师协助回复。
人力部要求的面谈环节，雇主本人必须亲自到场，即便有律师协助也不能替代。
图/来源于联合早报
二、抽查案例解析
举例，关于新加坡人力部对A公司合规抽查邮件样本解析：
主题：关于A公司（XXXX PTE.LTD.）（UEN：XXXXX）的合规检查通知
尊敬的雇主：
根据新加坡人力部的定期审查程序，为确保贵公司遵守相关劳动法规，我们要求您于2024年7月31日前，通过电子邮件提交以下关键信息和文件：
员工就业详情：包括本地及外国雇员的就业记录（附件A已随邮件提供模板）。
财务凭证：最近3个月的银行对账单，以证明工资支付情况；所有员工同期的工资单。
办公场所证明：所有经营地址的租赁协议或产权证明。鉴于贵司为基金管理公司，若采用虚拟办公室模式，请提供相关服务协议。
业务运营材料：最近三份商业合同/发票，以及公司商业模式的简要说明。
注意：
如果您是家族办公室，作为单一家族办公室结构的一部分，享受新加坡金管局第13O条税收优惠政策，专注于基金管理。请明确说明这一特殊身份及管理模式。
如需额外时间准备材料，请尽早回复此邮件，说明延期原因及预计提交时间。
通过详尽的准备和及时的响应，可以有效确保贵公司在人力部合规抽查中顺利过关，维护企业声誉与合法运营权益。更多关于抽查问题的解答与应对策略，敬请期待后续分享。
三、合规抽查注意事项
新加坡人力部合规抽查是企业在新加坡运营时必须重视的环节，它关乎企业的合法运营、员工权益保障以及整体业务环境的公平性。
除了上述的几点，在新加坡经商的老板，还需要注意以下问题：
1、遵守劳动法规
雇佣合同：确保所有员工都签订了符合法律规定的雇佣合同，合同中应明确双方的权利和义务，包括工作内容、薪酬、工作时间、休假制度等。
工资与福利：支付员工的工资应符合最低工资标准，并按时发放。同时，确保提供的福利待遇符合相关法律法规要求。
工时与加班：遵守法定工时限制，合理安排员工的工作时间，确保员工有足够的休息时间。对于加班情况，应按照法定标准支付加班费。
2、员工权益保护
公平解雇：在解雇员工时，应确保遵循公平、公正的原则，避免不公平解雇。同时，应为员工提供申诉途径，确保其在解雇过程中能够维护自己的合法权益。
工作环境：提供一个安全、健康的工作环境，确保员工的身体健康和生命安全。
3、招聘与雇佣
无歧视招聘：在招聘过程中，应遵守平等就业机会原则，不得因种族、性别、宗教等因素歧视求职者。
图/来源于联合早报
避免违规预留职位：不得违规为特定候选人预留职位，特别是在使用公共招聘平台（如MyCareersFuture）时，应确保所有职位均对符合条件的求职者开放。
4、数据保护与隐私
个人数据保护法：在收集、使用和处理员工个人信息时，应遵守新加坡的个人数据保护法（PDPA），确保员工的隐私权得到保护。
未完待续,请点击[下一页]继续阅读
